# データ保存方針
日付： 3 November 2031
当事者： Linden Vale Analytics Limitedならびに全従業員、請負人および処理者
## 1. 目的と当事者
本方針は、会社番号09147268、登録事務所8 St Paul's Square, Leeds LS1 2NDのLinden Vale Analytics Limitedが発行します。2031年11月3日月曜日から、Linden Valeの従業員、請負人、コンサルタントおよび同社のために行動する処理者が保有する電子または紙の個人データと業務記録に適用します。方針の所有者兼データ保護責任者は法務責任者Eleanor Shawです。
## 2. 事実、範囲および条件
Linden Valeは、契約上の請求がLimitation Act 1980の期間内に提起され得るため、顧客契約と重要な通信を満了または終了後6年間保存します。請求書と会計記録は、関係する会計年度の終了後6年間保存しますが、税務、監査、訴訟または融資の要件が記録されている場合は、より長く保存します。この一覧は運用上の最長期間であり、目的なくデータを保存する許可ではありません。
## 3. 手続と責任
従業員の人事記録と給与記録は雇用終了後6年間保存します。一方、健康情報は特定の雇用、保険または法的目的に必要な期間だけ保存し、別途確認します。不採用の採用記録は採用判断から6か月後に削除し、採用された候補者の記録は人事保存期間へ移します。マーケティングデータは同意撤回時、または意味のある利用がないまま2年経過した時点で削除または匿名化します。
## 4. 証拠、記録および保護措置
アクセス管理ログは12か月、セキュリティインシデント記録は終了後6年間、監視カメラ映像は31日間保存します。ただし特定されたインシデントが保存を必要とする場合を除きます。取締役会議事録は会社記録として永久保存します。法的保留、規制当局の要請、セーフガーディング上の懸念、または記録された紛争がある場合、通常の削除は関係資料についてのみ停止し、Eleanorが範囲、担当者、確認日を記録します。
## 5. 確認、エスカレーションおよび結果
保存期限になると、担当部署はデータ分類、個人またはアカウント、量、期限、適用される保留を一覧化します。紙記録は、承認済み機密廃棄業者によりDIN 66399の水準P-4以上のクロスカットで細断します。Linden Valeは稼働中システムの電子コピーを安全に削除し、クラウド処理者に30日以内の削除を指示して書面確認を得ます。技術的に直ちに削除できないバックアップについては、次回の上書きまで確認し、即時削除したと主張しません。
## 6. 留保と実務上の保護
各廃棄は、分類、日付、方法、担当者、該当する場合の処理者証明書、例外を記録します。データ保護責任者Eleanor Shawは記録を毎月確認し、各部署長は四半期ごとに一覧を点検し、IT部門は信頼できる場合に自動削除を設定します。全員が毎年研修を受け、保存しすぎた場合や誤削除を直ちに報告します。個人データ侵害の疑いは遅滞なくEleanorへ上げ、UK GDPR第33条の72時間通知要件を評価します。
## 7. England and Walesの法と完了
この架空の完成済み方針は、普遍的な法定保存期間を作るものではなく、有効な消去請求を含むデータ主体の権利を上書きしません。Linden Valeは分類ごとに適法な根拠と目的を記録し、アクセスを最小化し、安全に保存します。本方針は毎年11月3日、ならびに法令、規制、システムまたはデータ分類の変更後に見直します。England and Wales法を適用し、Eleanorは2031年11月3日に承認し、次回確認日は2032年11月3日です。各部署は確認の結果と例外をデータ保護責任者へ報告し、方針の一覧と実際の保存場所が一致することを確かめます。保存期間を短縮または延長する判断は、目的、必要性、法的根拠を記録したうえで行い、個別の記録だけを恣意的に残してはなりません。