Employee Expense Policy（employee expense policy）

# EMPLOYEE EXPENSE POLICY（EMPLOYEE EXPENSE POLICY）

日付： 16 August 2031

当事者： Northvale Bioanalytics Limitedおよびits authorised workers

## 1. 目的と当事者

本policyはNorthvaleのemployee、director、business costをincurするauthorised agency workerにapplyします。contractorはwritten termに従います。これはreimbursementとtax evidenceのguidanceであり、approved business purpose外のpersonal spendingをrepayするcontractual promiseではありません。

## 2. 事実、範囲および条件

eligible costはstandard-class rail、necessary taxi、modest accommodation、travel中のsubsistence、HMRC approved rateのbusiness mileageです。client entertainmentにはprior approvalとattendee recordが必要です。personal fine、commuting、approved entertainment外のalcohol、upgrade、private itemはexcludeします。

## 3. 手続と責任

claimは30日以内にexpense systemへsubmitし、relevantなreceiptとVAT invoiceをattachします。£200未満はline manager、£1,000までdepartment head、それ以上またはexceptionはFinance Directorがapproveします。Financeはapproved claimをnext monthly runでpayします。

## 4. 証拠、記録および保護措置

claimantはdate、destination、purpose、currency、attendee、personal elementをrecordします。Financeはclarificationを求め、duplicateをrejectし、auditとHMRC reportingのためrecordをretainします。taxable benefitやP11D issueならpayrollがrelevant treatmentをし、tax-free reimbursementをpromiseしません。

## 5. review、escalationおよびoutcome

Northvaleはreasonable actual costをreimburseし、windfallは認めません。accessibilityまたはdietary needをconsiderします。good reasonのlate claimはacceptでき、policy ownerはHMRC guidanceを基準にannual reviewし、changeをprospectiveにpublishします。

## 6. 留保と実務上の保護

fabricated receipt、duplicate claim、deliberate inflationはdisciplinary policy上gross misconductとなり得て、repaymentが必要な場合があります。genuine errorはproportionateにinvestigateします。employeeはFinanceまたはwhistleblowing channelへretaliationなくconcernをraiseできます。

## 7. England and Walesの法と完了

本policyは16 August 2031にEngland and Wales employment lawの下でapproveします。contractがexpressに定めない限りnon-contractualであり、employerはconsultation後updateできます。current versionはintranetでavailableです。