従業員プライバシー通知
法的助言、管轄および方式に関する重要な注意
これは架空の通知の記入例であり、法律上の助言でも、あらゆる場合に法令を満たすプライバシー通知でもありません。イングランドおよびウェールズに設立された使用者を対象とし、英国GDPR（UK GDPR）および2018年データ保護法（Data Protection Act 2018）に基づく処理を想定しています。適切な通知は、実際のシステム、契約、供給者、監視、移転、保存および労働力に関する実務と一致しなければなりません。通知だけで処理が適法になったり、同意を取得したり、秘密の監視を許可したり、協議義務を満たしたりするものではありません。使用者は適切な評価を実施し、必要な別個の監視情報を提供し、雇用法および平等法を尊重し、この文書を発行または利用する前に最新の助言を得なければなりません。版の日付、記載された人名、住所および例はすべて架空です。
1. 管理者および適用範囲
本通知は、2026年11月1日から、会社番号14197206、登記上の事務所を28 Meridian Wharf, Newcastle upon Tyne NE1 2QHに置くCairnbridge Renewable Services Limitedに適用されます。Cairnbridgeは陸上風力設備を設計および保守しています。当社は、ここで説明する個人データの管理者（controller）です。「当社」「私たち」および「当社の」とはCairnbridgeを意味します。本通知は、従業員、労働者、出向者、取締役、従業員となった応募者、ならびに情報を保存している元従業員に適用されます。
責任者は、People and Privacy部長（人事・プライバシー部長）のLydia May Okaforで、privacy@cairnbridge.example.testまたはCairnbridge Renewable Services Limited, 28 Meridian Wharf, Newcastle upon Tyne NE1 2QH宛てに連絡できます。当社の独立したデータ保護顧問はThomas Edwin Bellで、同じ住所を通じて連絡できます。責任者または連絡先が重要な形で変わる場合は、皆様に知らせます。
2. 当社が収集する情報
当社は、氏名、希望する呼び名、写真、生年月日、自宅住所、個人メールアドレス、電話番号、緊急連絡先および従業員番号などの本人確認および連絡先情報を保有します。応募履歴、照会先、就労権の証拠、資格、職業上の登録、運転資格および利益相反の申告を含む採用・適格性情報も保有します。
雇用管理のため、当社は契約、給与、銀行口座情報、税コード、国民保険番号、年金の選択、福利厚生、経費、勤務時間、休暇、病気欠勤、産業保健の勧告、業績評価、研修記録、懲戒および苦情資料、仕事に関する通信を処理します。健康情報はアクセスを制限しており、診断書、職場での調整および事故記録を含むことがあります。特定の適法な目的が必要でない限り、遺伝情報、生体情報その他の特別カテゴリーデータを通常収集することはありません。
会社のシステムは安全管理および業務上の記録を作成します。これには、入退館記録、車両割当、ノートパソコンおよびアプリケーションのログ、サービスデスク記録、業務メールおよび共同作業メッセージ、研修出席、ネットワーク安全警告、ニューカッスルの拠点にある安全カメラの画像が含まれることがあります。当社はキーストローク監視を行わず、私的な通話を録音しません。重要な影響を及ぼす新しい監視は、評価および説明を行い、必要な方式を整えて導入します。
3. 目的および法的根拠
当社は、本人確認、連絡先、契約、給与、時間および欠勤のデータを、雇用契約を締結および履行し、給与を支払い、休暇および福利厚生を管理し、業務を管理し、安全に連絡するために利用します。税務、就労権、年金、賃金、安全衛生および平等に関する情報は、法的義務を遵守するために利用します。採用、研修、業績、労働力計画および事業継続に関する情報は、安全で技能を備え、効果的に管理された労働力を維持する当社の正当な利益のために、従業員への影響を検討したうえで利用します。
当社は、アクセスログ、機器の安全記録、不正検査および拠点画像を、人、機密の技術データ、施設および設備を保護し、事故を調査する正当な利益のために利用します。法的請求を確立、行使または防御し、裁判所または規制当局の要求に応じるために情報を処理することもあります。適法な根拠を特定し、法律が求める情報を提供することなく、個人データを新しい両立しない目的に使うことはありません。
健康その他の特別カテゴリーデータは、雇用法上の義務、産業保健評価、重要な公益または適切な場合の明示的同意など、適用される追加条件がある場合に限って利用します。合理的に別の方法で提供できる福利厚生について、従業員の同意を得ることを唯一の利用条件とはしません。犯罪に関する情報は、法律で認められ、適切な保護措置がある場合だけ検討します。
4. データを受け取る人および組織
アクセスは必要な人に限られます。これには直属の管理者、人事チーム、給与および財務担当者、警備担当者、IT管理者が含まれます。当社は、給与、年金管理、産業保健、福利厚生、採用確認、安全なホスティング、出張予約、法律相談および従業員支援のため、特定した供給者を利用します。各処理者には必要な情報だけを提供し、書面契約に従わせます。契約または安全上必要な場合、受入れ顧客またはプロジェクトパートナーが、労働者の氏名、役割、研修または拠点へのアクセス状況を受け取ることがあります。
当社は、必要または許される場合、英国歳入関税庁（HM Revenue and Customs）、年金規制当局（The Pensions Regulator）、内務省（Home Office）、保険会社、産業保健専門家、警察、裁判所その他の当局に情報を開示できます。事業が再編または売却される場合、秘密保持および適法な保護措置を条件として、助言者および買主がデューディリジェンス情報を受け取ることがあります。従業員データを販売せず、無関係な広告にも利用しません。
一部の供給者は、欧州経済領域または他国からデータにアクセスすることがあります。制限対象移転の前に、当社は十分性認定、英国国際データ移転契約（UK International Data Transfer Agreement）、承認済み標準条項の英国追加条項（UK Addendum）、またはその他の許された仕組みに依拠し、補完的措置が必要かを評価します。特定の移転で使われた保護措置の概要について、従業員は当社に問い合わせることができます。
5. 保存および安全管理
当社は、請求のためにより長い期間が必要な場合、または方針により短い期間が求められる場合を除き、雇用終了後6年間、主要な人事ファイルを保存します。給与、税務および会計記録は、通常、該当する会計年度の終了後7年間保存します。就労権記録は、雇用終了後2年間保存します。不採用となった社内候補者の採用記録は、本人が6か月間の人材プールに同意しない限り、選考後12か月保存します。
通常のアクセスおよび機器安全ログは12か月保存し、事故に関係する場合を除き、拠点画像は30日間保存します。産業保健の勧告は雇用終了後6年間保存します。懲戒および苦情記録は12か月後に見直し、合理的に必要な期間だけ、通常は案件終了後6年間保存します。法的保存措置、事故および年金記録には、関係記録で説明する異なる期間が適用されることがあります。期間が終わったら、情報を安全に削除または匿名化します。
安全措置には、役割に基づくアクセス、多要素認証、対応可能な範囲での通信中および保存時の暗号化、管理対象機器、バックアップ、職員の秘密保持義務、供給者のデューディリジェンスおよび事故対応が含まれます。いかなるシステムもリスクがないわけではありません。個人データ侵害が報告義務または重大なリスクを生じさせる場合、当社は速やかに評価し、必要に応じて情報コミッショナー事務局（Information Commissioner's Office）へ通知し、適切な場合には影響を受ける人へ知らせます。
6. 権利および決定
法律上の制限を前提に、従業員は、アクセス、訂正、処理の制限、消去、データポータビリティ、正当な利益に基づく処理に関する情報を請求し、その処理に異議を述べることができます。情報を保存しなければならない場合、法律を遵守する場合、秘密の照会を守る場合、交渉を行う場合、または請求を防御する場合には、一部の権利が制限されます。当社は、雇用において法的効果または同様に重大な効果を生じる決定を、専ら自動化して行いません。支援的な決定ツールを導入する場合、その役割を説明し、人による審査への経路を提供します。
権利請求はprivacy@cairnbridge.example.testまたは上記住所のLydia May Okafor宛てに送ってください。本人確認のため、相当な質問をすることがあります。通常は暦月1か月以内に回答しますが、複雑な請求には法律上認められる延長を適用します。苦情はico.org.ukの情報コミッショナー事務局へ申し立てられますが、まず当社に調査の機会を与えていただければ幸いです。苦情、データ主体によるアクセス請求および雇用上の請求は別個の手続であり、いずれか一つを行っても時効期間が自動的に延長されることはありません。
本通知は2026年10月30日に最高経営責任者（Chief Executive Officer）Marcus Julian Reedが承認し、毎年、または処理に重大な変更があった場合はそれより早く見直します。
Cairnbridge Renewable Services Limitedを代表して：
Marcus Julian Reed、最高経営責任者
署名：____________________ 日付：2026年10月30日
従業員受領確認：Nadia Elise Morgan、フィールドサービス技術者
署名：____________________ 日付：2026年11月1日
この確認は通知が提供されたことを記録するものであり、データ保護上または雇用上の権利を放棄するものではありません。