# 不動産管理委託契約書
## 法的・規制上の重要な注意
これは架空で未署名の記入例であり、許可、賃貸借、サービスチャージ協議、安全証明または遵守の保証ではありません。空欄の署名欄は、いずれかの会社がこれを作成・交付した証拠ではありません。両社が権限と拘束意思をもって署名するか、その他適法に作成・交付した時に限り、契約として効力を生じます。イングランドの住宅ブロックの自由保有権者が管理業者を選任することを想定しています。当事者は、賃貸借、権原、上位貸手の要件、管理権または居住者管理の取決め、1985年Landlord and Tenant Act、2003年Service Charges (Consultation Requirements) (England) Regulations、2004年Housing Act、火災および建物安全法、保証金規則、データ保護法、顧客資金要件、苦情救済義務、税および地方許認可制度を確認しなければなりません。管理業者は、本契約に一般的な管理権限があるというだけで権限外の行為をしてはなりません。この記入例において営業日とは、イングランドおよびウェールズの銀行休業日を除く月曜日から金曜日をいい、記載された時刻は英国現地時間です。
契約日：2027年6月1日
## 1. 当事者および不動産
Northmere Residential Estates Limited（会社番号08274619、所在地18 Bootham Row, York YO1 7DE、電子メールowner@northmere.example.test）は、Lime Tree Court, 42–48 Fossgate, York YO1 9TA（権原番号NYK781204）の登録自由保有権者です。これを所有者と呼びます。本契約上の指示および承認の所有者権限代表者は、所有者の取締役であるThomas Julian North（電子メールthomas.north@example.test）です。Thomasは管理業者の取締役、従業員または代理人ではありません。
Crescent Gate Property Management Limited（会社番号06745120、所在地5 Clifton Moor Gate, York YO30 4XG、電子メールaccounts@crescentgate.example.test）を管理業者に選任します。管理業者の取締役Eleanor Jean Hart（電子メールeleanor.hart@example.test）が契約連絡先です。
Lime Tree Courtは、番号1から18の独立した18戸のフラット、入口ホール、階段、エレベーター、屋根、機械室、自転車置場、廃棄物置場、中庭、アクセス路ならびに関連構造・サービスからなります。所有者は、フラットが別個の賃貸借により賃貸され、本契約がその賃貸借を変更しないことを確認します。所有者が別個の書面権限を与えない限り、管理業者に賃貸借を設定する、賃貸借を変更する、約款を放棄する、または賃借人に結果を約束する権限はありません。
## 2. 選任およびサービス基準
所有者は、Schedule 1の管理サービスについて、2027年6月1日から第10条に基づく終了まで、管理業者を専属管理業者に選任します。管理業者は選任を受け入れ、合理的な技術と注意をもって義務を履行し、Thomas Julian Northまたは所有者が日付入り書面通知で指定する別人の適法な指示に従い、適切な記録を保管し、利益相反を直ちに開示し、本契約の権限と支出限度内で行動します。管理業者は有能な請負人と専門家を使えますが、合理的な選任と監督について責任を負います。
管理業者の権限は事務的・管理的なものです。所有者の事前の書面承認なしに、売却、抵当設定、放棄、長期賃貸借の設定、訴訟提起、責任の承認、法定宣言、構造に影響する改変の承認、または2,500ポンドを超える紛争の和解をする権限はありません。直ちの重大な人身傷害または重大な損害を防ぐ緊急行動は、遅延が不合理となる場合、事前承認なしに行えます。管理業者は可能な限り早く所有者へ通知し、理由、費用および証拠を示さなければなりません。
## 3. 賃料および賃貸借管理
管理業者は18戸の賃料・賃貸借日誌を維持し、契約上の期限を記録し、求められれば通常の賃料明細を発行し、延滞を丁寧かつ適法に督促し、重大な延滞を報告します。支払を逃した5営業日後に第一延滞リマインダー、さらに10営業日後に第二リマインダーを送れます。所有者の書面指示と、関係する賃貸借または賃貸手続を確認したとの確認なしに、立退き、没収または裁判を脅してはなりません。
賃料は第8条の顧客口座へ支払われます。管理業者は入金を正しいフラットに配分し、識別できない入金を調査し、月次賃料一覧を所有者へ渡します。フラット、金額および法的手続を特定する書面指示なしに、賃料を変更し、譲歩に同意し、放棄を受け入れ、保証金を受け取り、または新たな占有を付与してはなりません。賃借人のサービスチャージは賃料ではなく、別に会計処理します。
## 4. サービスチャージおよび協議
所有者は、契約日に、賃貸借、協議要件および適法な回収を条件として、2027–2028年のサービスチャージ予算86,400.00ポンドを事前承認します。その内訳は、清掃12,600.00ポンド、エレベーター9,800.00ポンド、保険15,500.00ポンド、光熱費13,200.00ポンド、計画保守18,000.00ポンド、造園・廃棄物7,300.00ポンド、遵守検査6,000.00ポンド、管理事務4,000.00ポンドです。合計は12,600＋9,800＋15,500＋13,200＋18,000＋7,300＋6,000＋4,000＝86,400ポンドです。事前承認は予算の作成と管理を認めるだけで、賃貸借、協議義務、法定上限、または費用が合理的に発生したものではないことを示す後の証拠に優先しません。2029年3月31日に終わる次の会計年度について、本契約上の管理業者の最初の年間予算期限は2028年1月31日であり、その日に前提、見積りおよび確認された協議事項を付した予算案をThomas Julian Northへ送らなければなりません。
管理業者は賃貸借に従ってのみサービスチャージを按分し、18戸あるというだけで均等割合を仮定しません。管理業者に渡された賃貸借が均等割合なら、その年の例示的な均等予算額は86,400ポンドを18で割った1戸4,800ポンドですが、割合が異なる場合は実際の賃貸借割合に置き換えなければなりません。管理業者は、法と賃貸借が要求する情報を含む請求を作成し、適格長期契約または適格工事に必要な協議、見積りおよび通知を運用します。提案指示が回収不能となる可能性または協議を要する可能性があれば、所有者に直ちに伝えます。
管理業者はサービスチャージ台帳を維持し、請求書と証明書を保管し、毎月口座を照合し、年度末から6か月以内、または賃貸借が早く求めるときはそれまでに年次明細を作成します。法が求める情報と概要を、適法な墨消しを条件として賃借人に提供します。所有者が回収を望むというだけで、費用を回収可能と記載しません。
## 5. 修繕および支出権限
管理業者は、共用部分について合理的に必要な場合、1件750.00ポンド（VAT込み）までの通常修繕・保守を事前承認なしに指示できます。750.00ポンドを超える見込みの案件について少なくとも2つの比較可能な見積りを取得でき、所有者の書面承認を得てから発注しなければなりません。ただし第2条の緊急例外を除きます。緊急事態には、重大な漏水、不可欠な消防保護の喪失、安全でない電気状態、エレベーター閉じ込め、アクセス遮断、重大な防犯不全、または人もしくは財産に直ちの重大な危険を示す状態が含まれます。緊急発注は安定化と安全確保に限り、恒久交換は実行可能な場合に承認を要します。
750.00ポンドの基準を避けるため、関連発注を分割してはなりません。管理業者は請負人、範囲、見積り、VAT、保証、予定開始日および利益相反を開示します。5,000.00ポンドを超える工事、計画構造工事、屋根交換、外部塗装、エネルギー工事、大型設備交換、または法定協議を要する可能性のある工事を行う前に、所有者の承認を得なければなりません。所有者は速やかに決定し、承認工事の資金を負担します。
管理業者は参照番号付きチケット制度を運用します。各チケットには、報告日、フラットまたは共用区域、優先度、請負人、承認、診断、写真、請求書および完了日を記録します。目標応答は、緊急1営業日、緊急性の高い水または防犯事項3営業日、通常事項7営業日です。目標はサービス基準であり、第三者がその日までに工事を完了する約束ではありません。
## 6. 法令遵守、請負人および保険
管理業者は、火災リスク評価、非常照明、火災警報、排煙設備、エレベーター検査、電気検査、アスベスト情報、水衛生、保険更新および適用される建物安全義務について遵守カレンダーを保管します。検査漏れ、重大な欠陥、執行通知または居住者報告を所有者に伝えます。法令が説明責任者または義務負担者を指定する場合、その者は所有者に残り、管理業者の事務処理は法定義務を移転しません。
管理業者は、適切な能力、保険、リスク評価および工法書を備えた請負人を使用します。通常の請負人について少なくとも5,000,000ポンド、リスク評価上合理的に必要なら10,000,000ポンドの公衆賠償責任保険を確認します。請負人は居住者を保護し、粉じんと騒音を管理し、廃棄物を適法に処理し、完了証拠を提出しなければなりません。管理業者は、所有者に開示し、法律および管理業者の方針で許される場合でなければ、請負人の手数料、紹介料または贈答品を受け取ってはなりません。
管理業者は、所有者が承認した保険者と補償で建物保険を手配し、請求を支援し、保険書類を保管し、事故を所有者へ通知します。責任を認め、請求が補償されると約束し、緊急安定化を超える無保険の是正工事を指示してはなりません。所有者は正確な建物、占有および請求情報を提供し、保険料を支払います。
## 7. 顧客資金および記録
管理業者は、賃料、サービスチャージ、積立金その他顧客資金をNorth Riding Bankの分別顧客口座（口座参照LIME-TREE-CLIENT）に保管し、管理業者の運営資金と混ぜません。口座は管理業者に適用される顧客資金手続に従って管理します。フラットごと、積立基金、所有者資金ごとに別台帳を保管し、毎月照合し、期首残高、入金、支払、報酬、利息および期末残高を報告します。
各月の5営業日に、管理業者は前暦月の報告書を所有者へ送ります。報告書には、請求・受領賃料、フラット別かつ経過期間別の延滞、サービスチャージ入金、承認済み債務、支払請求書、銀行照合、750.00ポンド超の修繕、苦情、事故、保険請求、遵守期限および保有現金を示します。各月の第1営業日に、管理業者は、承認済み報酬と支払後の争いのない所有者資金を、North Riding Bankの口座末尾4428へ所有者に送金します。独立に確認された指示なしに変更口座へ支払いません。
管理業者は、会計、請負人、賃貸借、通知および遵守記録を少なくとも7年間、または法律、賃貸借、保険請求もしくは未解決紛争がより長い保管を要する場合はその期間、保管します。個人データは、管理、会計、安全、法令遵守および関連事務だけに使用し、安全なアクセスと適切な開示管理を行います。
## 8. 報酬および費用
管理業者の管理報酬は、VAT込み月325.00ポンドで、税抜報酬270.83ポンドに20パーセントのVAT54.17ポンドを加えて計算します。325.00ポンドを12か月支払うとVAT込み3,900.00ポンドです。報酬は毎月第1営業日に所有者資金から支払います。管理業者は、5,000.00ポンドを超え書面承認された計画工事について、請負人請求額のVAT込み6パーセントを別個のプロジェクト管理料として請求できます。緊急安定化または通常修繕にはプロジェクト料はありません。
合理的で記録された郵便、ファイル保管、錠前師、裁判所の提出・届出（filing）および専門コンサルタント費用は、月次報告に示した後、原価で償還されます。管理業者は、緊急でない単一費用が250.00ポンドを超える前に所有者の承認を得ます。所有者が書面で明示的に同意し、必要な場合に関係賃借人へ割増しを示さない限り、請負人請求に割増しを加えません。所有者は適法な不動産支出を負担し、十分な決済済み資金を用意します。
## 9. 苦情および連絡
管理業者は、書面による居住者苦情を3営業日以内に受領確認し、15営業日以内に実質的回答を提供します。遅延理由と改訂日を説明すればこの限りではありません。サービスチャージ請求、安全または修繕の苦情は、関係フラットまたは共用区域チケットに記録します。適法かつ必要でない限り、苦情申立人の個人情報を別の居住者に開示しません。
本契約の契約通知は、書面で作成し、第1条の住所または電子メールアドレス宛てに手渡し、配達記録郵便または電子メールで送ります。手渡しは営業時間中に置いた時に有効です。配達記録郵便は、実際に早く受領されない限り、投函後2営業日の午前9時に受領されたものとみなします。電子メールは、送信者に配信失敗メッセージがなく、営業日の午後5時前に到着した時に有効で、それ以外は翌営業日の午前9時です。この契約上の規則を満たす電子メールは有効な送達であり、単なる礼儀的写しではありません。みなし受領規則は本契約の契約通知だけに適用され、裁判書類、法定通知、賃貸借通知その他手続上の書類には適用されません。それらは適用される手続規則を満たさなければなりません。
## 10. 終了および引継ぎ
いずれの当事者も3か月前の書面通知で終了でき、終了日は2028年5月31日より前になりません。相手が倒産し、法的に必要な許可を失い、通知から20営業日以内に是正されない重大違反をし、または顧客資金もしくは居住者に直ちの重大な危険を生じさせた場合、いずれの当事者も書面通知で直ちに終了できます。終了は、適正に発生した金額または継続を意図する義務を取り消しません。
終了後20営業日以内に、管理業者は賃貸借登録、鍵、請負人契約、証明書、保険請求、台帳、照合表、通知、不動産について保有するパスワード、居住者連絡記録および未完了チケット一覧を、適法なデータ移転を条件として所有者または指定する後任へ引き渡します。承認済み請求書を照合した後、顧客資金を送金し、引継ぎ明細を保管します。最終報酬は終了日までに実施したサービスと承認済み引継ぎ作業だけに支払います。
## 11. 責任および法
管理業者は、適法に適用される限度を条件として、その過失、詐欺、故意の不履行または本契約違反による損失に責任を負います。賃借人の支払、請負人の履行、保険者の決定、計画結果、法定検査結果または賃借人の遵守を保証しません。いずれの当事者も、法律上除外できない責任を除外しません。所有者は、適法に承認され善意で行った行為について管理業者を補償します。ただし損失が管理業者の過失、詐欺または違反から生じた範囲を除きます。
本契約はイングランドおよびウェールズ法を準拠法とします。裁判所は、強制的な審判、オンブズマン、救済または法定手続に従うことを条件として管轄を持ちます。変更は、両当事者が署名した日付入り書面によらなければなりません。条件が無効でも残りの条件は存続します。Scheduleは本契約の一部です。
## Schedule 1 — 管理サービス
サービスには、賃貸借および連絡先登録の維持、承認済み請求の発行、賃料とサービスチャージの照合、通常の清掃・廃棄物・造園・害虫駆除・共用照明の手配、修繕の記録と監督、見積り取得、承認された遵守検査の調整、保険請求の支援、居住者問い合わせの処理、鍵・請負人登録の維持、月次報告の作成、年次予算と明細の手配が含まれます。別途指示がない限り、管理業者は法律助言、税務助言、建物調査、建築設計、合意時間外の緊急対応または債務執行を提供しません。
## Schedule 2 — 署名者
Northmere Residential Estates Limitedを代表して、Thomas Julian North取締役が署名：
署名：__________________________
日付：2027年6月1日
証人署名：__________________________
証人氏名：Miriam Claire Fox
証人住所：11 Heworth Green, York YO31 7SX
証人職業：弁護士
Crescent Gate Property Management Limitedを代表して、Eleanor Jean Hart取締役が署名：
署名：__________________________
日付：2027年6月1日
証人署名：__________________________
証人氏名：Andrew Philip Moss
証人住所：29 Clifton, York YO30 6AB
証人職業：建物管理者
各署名者は会社を拘束する権限を確認します。各証人は独立した成人であり、関係する署名が証人の面前で行われたか承認されたことを確認します。