リモート勤務規程
法律上の助言、管轄および方式に関する重要な注意
この架空の規程は、イングランドおよびウェールズで事業を行う雇用主のための記入例です。法律上の助言ではなく、リモートで勤務する契約上の権利を作るものでも、従業員の契約、フレキシブル勤務に関する決定、リスク評価または個別事情に即した平等評価に代わるものでもありません。採用する前に、雇用権利法（Employment Rights Act）の現行規則、健康と安全に関する義務、労働時間の要件、全国最低賃金（National Minimum Wage）への影響、2010年平等法（Equality Act 2010）上の義務、英国GDPRおよび2018年データ保護法（Data Protection Act 2018）の要件、税務上の取扱い、保険、移民上の条件、労働協約その他適用される社内規程を確認しなければなりません。リモート勤務は、障害のある従業員、妊娠中の従業員、または制定法上の権利を行使する者を不利益に扱うために利用してはなりません。契約または確立した慣行に影響がある場合、雇用主は従業員と協議し、合意した変更を必要な方式で記録し、現行法に照らして本規程を見直さなければなりません。以下の氏名、日付、住所、金額その他の事業情報はすべて架空です。
所有者、承認および位置付け
本規程は、会社番号14920863、登録事務所18 St Cuthbert's Square, York YO1 7HPの Mereford Digital Services Limited が発行します。2026年9月1日から、職務についてリモート勤務またはハイブリッド勤務が承認された従業員および労働者に適用します。規程所有者は、people@mereford.example.testで連絡できるPeople Director（人事担当責任者） Eleanor Ruth Price です。2026年8月20日にManaging Director（業務執行責任者） Callum James Wren が承認し、2027年9月1日、または重大な変更があった場合はそれより早く見直します。これは非契約的な規程です。別個の書面合意がない限り、従業員の合意済み勤務時間、勤務場所、賃金、職務または予告期間の定めを変更しません。
本規程において、「リモート勤務」とは、雇用主のYork事務所またはその他の通常の職場から離れて、合意された業務を行うことをいいます。「在宅勤務」とは、承認された自宅住所で勤務することをいいます。「ハイブリッド勤務」とは、承認されたリモート勤務と事務所その他の許可された場所への出勤を計画的に組み合わせることをいいます。「リモート勤務日」とは、従業員がリモート勤務を承認された日をいいます。「Manager（管理者）」とは、従業員の業務の割当てと監督に責任を負う者をいいます。
1. 目的および原則
本規程は、効率的な業務、サービスの継続、採用、包摂、集中作業と協働との合理的な均衡を支援します。すべての職務をリモート勤務に適したものにすることは目的としていません。決定は、行う業務、顧客および情報セキュリティ上の要件、監督、チーム調整、健康と安全、サービスの対応範囲および従業員の事情に基づきます。申請は公正かつ一貫して検討しますが、真の事業上の理由があれば拒否できます。管理者は、リモート勤務を報酬として扱ったり、事務所への出勤だけで忠誠心を測ったりしてはなりません。
リモート勤務は、従業員の契約および適法な管理上の指示に従います。合意された配慮またはその他の法的保護が適用されない限り、リモート勤務日が計画されている場合も含め、合理的に求められたときには、従業員は事務所、顧客先、研修、会議その他の職場に出勤しなければなりません。実行可能な場合、雇用主は合理的な予告をし、指示が介護責任、障害、妊娠、宗教または信条その他の関連事情に及ぼす影響を考慮します。
2. 適格性および承認
定期的な勤務形態を希望する従業員は、Managerと提案を話し合い、people@mereford.example.testに書面で申請してください。申請には、希望する曜日、勤務場所、開始日、期間、連絡可能時間、必要な機器、業務への予想される影響および求める支援や配慮を記載します。従業員は、代わりに制定法上のフレキシブル勤務申請を行うこともできます。その申請は、行われた時点で効力を有する制定法上の手続および期限に従って処理します。Peopleチームはどの手続を使うかを従業員に伝え、制定法上の申請の代替として非公式申請を要求しません。
Managerは従業員と協議し、職務および業務上の要件を検討し、健康もしくは安全または配慮の問題をPeopleチームに付託します。承認には、合意した場所、曜日またはパターン、時間、見直し日、出勤、費用および条件を示す書面確認が必要です。3か月の試行を承認できます。ある従業員への承認は、別の従業員の権利を作りません。特定の住所について承認された勤務形態を、別の住所へ黙って移したり、海外旅行中に使ったりしてはなりません。
Managerは、従業員の証拠および合理的な範囲の代替案を検討した後でなければ、提案を拒否または制限できません。理由には、業務を再編成できないこと、品質または業績への不利益な影響、顧客需要を満たせないこと、提案された時間帯に十分な仕事がないこと、人材を採用または維持できないこと、チーム業績への不利益な影響、追加費用の負担、提案場所に十分な仕事がないことなどが含まれます。これは例であり、自動的なチェックリストではありません。回答には実際の理由および見直しまたは不服申立ての経路を説明します。Peopleチームは、決定の一貫性および平等への影響を監視します。
3. 場所、時間および連絡可能性
Nadia Elise Morgan（Client Support Lead、顧客サポート責任者）の標準承認在宅勤務住所は42 Linton Grove, York YO24 1RFです。この例の住所は架空の勤務形態の一部であり、他の従業員に写してはなりません。2026年8月25日に承認されたNadiaの書面合意は、月曜日と水曜日は自宅、火曜日、木曜日および金曜日はYork事務所で、午前9時から午後5時30分まで、無給の昼休み1時間を含みます。彼女のManagerは、Customer Operations Manager（顧客業務管理者） Oliver Thomas Reed です。勤務形態は2026年9月1日に開始し、最初の見直しは2026年11月30日です。
従業員は、勤務時間中、合意された通信システムを通じて連絡可能であり、休憩を取り、職務上必要な場合は時間を記録し、予期しない欠勤または中断をManagerに知らせなければなりません。別個の合意がない限り、介護責任を勤務と同時に行ってはなりません。休暇または柔軟性についてはManagerに相談してください。雇用主は過度な時間の勤務または継続的なメッセージ監視を要求しません。従業員はWorking Time（労働時間）規程に従い、業務量または休息についての懸念を直ちに申し出なければなりません。
ManagerおよびPeopleチームが、秘密保持、保険、税務、移民、労働時間およびデータ移転への影響を確認したうえで、書面によりその場所を承認しない限り、カフェ、共有された公共場所、運転中の車両、休暇用物件、他人の自宅または海外の場所でリモート勤務をしてはなりません。承認された自宅住所が変わった、利用できなくなった、または秘密の業務を損なうおそれのある形で共有されている場合、従業員はManagerに知らせなければなりません。
4. 業務機器および費用
MerefordはNadiaに、管理対象ノートパソコン、暗号化ヘッドセット、セキュリティキー、モニター、ノートパソコン台および承認済みケーブルセットを提供します。ITは、資産番号MS-LT-2048、MS-MON-118およびMS-KEY-077を彼女のアカウントに記録します。機器は会社の財産であり、安全に運搬し、要求されたときまたは雇用終了時には速やかに返却しなければなりません。従業員は、家族に貸したり、未承認ソフトウェアをインストールしたり、営利目的の副業に使ったりしてはなりません。
雇用主はノートパソコンおよび承認済みソフトウェアを維持管理します。費用手続に従い、承認されたリモート勤務だけを理由として必然的に発生した、合理的で証拠のある追加の家庭費用を償還します。2026年9月から、Nadiaには月額26.00ポンドの在宅勤務手当を承認します。ただし、雇用主による税務上の取扱いの見直し、および承認された勤務形態に関係するという要件に従います。これは賃金の引上げではなく、勤務形態が終了した月には支払いません。PeopleとFinanceが特定の書面合意を承認しない限り、通常の家賃、住宅ローン、食費、保育、家具、ブロードバンドのアップグレードまたは光熱費は支払いません。請求は、翌月の第5勤務日までに、説明と、入手できる場合は領収書を付けて提出しなければなりません。
従業員が開始する前に、Managerは、重要な会議、受付担当および顧客対応時間が確保されるようにしなければなりません。ブロードバンドまたは電力の障害はManagerとITに報告してください。従業員は、承認された代替職場を使うか、指示があり安全である場合に限り事務所へ出勤してください。書面による承認なしに、償還を期待して個人で機器を購入してはなりません。
5. 健康、安全およびウェルビーイング
従業員は、最初のリモート勤務日の前に在宅勤務評価を完了し、重大な変更、事故または重要な機器変更の後に再度実施しなければなりません。評価は、椅子と机、画面の高さ、照明、換気、温度、ケーブル、電気安全、火災時の避難、応急手当、一人作業、連絡方法、仕事と休息の分離を対象とします。従業員は、雇用主が作業場所を評価できるよう合理的な情報を提供しますが、雇用主はプライバシーを尊重し、合意なく自宅に入るのではなく、釣り合いの取れたオンラインまたは対面の評価を手配します。
雇用主は、ワークステーションの案内およびディスプレイ画面評価を提供します。Nadiaは支給された台を使い、画面作業中は定期的に短い休憩または作業内容の変更を行わなければなりません。痛み、けが、ストレス、過大な業務量、安全でない状態または家庭内暴力のリスクはPeopleまたはManagerを通じて報告してください。誠実に安全報告をしたことで不利益な扱いを受けません。雇用主は、産業保健（occupational health）の助言および合理的な配慮を検討します。これには、異なる機器、時間の変更、事務所へのアクセス、追加の休憩、段階的な勤務形態または勤務場所の変更が含まれます。医療情報は秘密として取り扱い、知る必要がある範囲でのみ共有します。
事故、ヒヤリハット、業務関連の病気または会社機器の損傷は、合理的に実行可能な限り速やかにManagerとPeopleチームへ報告しなければなりません。従業員は作業場所を整理し、アルコール、処方されていない薬物、または仕事を安全でなくする状態により能力を損なったまま働いてはなりません。雇用主は従業員支援の情報および定期的な1対1の連絡を提供します。リモート勤務の従業員は、苦情を申し立て、いじめまたはハラスメントを報告し、合理的な代替手段が必要な場合は事務所へ移動せずに支援へアクセスする権利を持ちます。
6. 秘密保持、データ保護およびセキュリティ
従業員は私的な区域で仕事をし、席を離れるときは画面をロックし、多要素認証を使い、紙を安全な場所に保管し、同居人が秘密情報を見たり聞いたりしないようにしなければなりません。秘密の通話にはヘッドセットと承認済みシステムを使ってください。印刷物は最小限にし、承認済みサービスで裁断するか事務所に返却しなければなりません。会社情報を個人の機器、個人メール、未承認クラウドサービスまたはリムーバブルドライブに保存してはなりません。
顧客および従業員の記録にアクセスできるのは、雇用主の管理対象ノートパソコンと承認済みアプリケーションだけです。従業員はInformation Security（情報セキュリティ）規程およびData Protection（データ保護）規程に従い、必要な更新を速やかにインストールし、紛失した機器または疑われる侵害をsecurity@mereford.example.testおよびIT（01904 555 284）へ発見から1時間以内に報告し、事故を自ら調査したり隠したりしてはなりません。データは承認された受領者とのみ共有します。承認なく会議を録音したり画面を撮影したり、他人にアカウントを使わせたりしてはなりません。
Merefordは、プライバシー通知に従う適切な保護措置および情報提供を行い、セキュリティ、サービス管理、法令遵守および調査のために、アクセスログ、セキュリティ警告、業務メッセージおよびサポート記録を処理できます。監視は信頼の代わりでも、家庭内活動を一般的に測るものでもありません。管理者は、従業員にウェブカメラを継続的にオンにするよう求めたり、関係のない個人情報を開示させたりしてはなりません。
7. 業績、連絡および事務所への出勤
業績は、従業員が常時オンラインであるという隠れた前提ではなく、合意した成果、サービス水準、品質、協働、必要な会議への出席および義務の遵守で測ります。Oliverは、毎週火曜日にNadiaと1対1を行い、月1回業務量を見直し、四半期ごとに勤務形態を見直します。合理的な配慮または別の書面合意がない限り、NadiaはYorkで行われる月例の顧客エスカレーション会議に出席します。Managerは明確な目標と速やかなフィードバックを示し、懸念が生じた場合は能力または行為に関する手続を用います。
雇用主は、この例では少なくとも5勤務日前に予告して、2026年9月16日のチーム行事および2026年10月7日のセーフガーディング（保護）研修への事務所出席を求めることができます。出席が障害、妊娠その他の保護対象となる事情による困難を生じさせる場合、配慮を検討できるよう、従業員は速やかにPeopleへ連絡しなければなりません。リモート勤務日を同僚が非公式に取り消したり、懲戒上の制裁として使ったりしてはなりません。
8. 見直し、変更および勤務形態の終了
2026年11月30日の最初の見直しでは、顧客対応時間、業務量、品質、ウェルビーイング、安全、チーム調整、費用および従業員の経験を検討します。Nadiaは証拠を提出し、配慮を求めることができます。見直しは継続を約束するものではありません。Managerは10勤務日以内に結果を書面で確認し、パターンを変更する場合は理由を示します。
真正な業務上、安全上、セキュリティ上または業績上の理由がある場合、雇用主は協議後に勤務形態を停止または変更できます。その前に代替案と配慮を検討します。緊急のセキュリティまたは安全問題を除き、通常は予定終了日の少なくとも4週間前に予告します。従業員は、予告と引継ぎを話し合った後、変更または終了を求めることができます。リモート勤務の終了それ自体は雇用を終了させず、整理解雇の決定でもありません。
懸念はまずOliver ReedまたはEleanor Priceに申し出てください。制定法上のフレキシブル勤務に関する不服申立て、苦情または差別の懸念は、本規程の非公式な見直しとは別に、関係する手続と期限で扱います。本規程は従業員に伝え、規程台帳に保存し、従業員の意見を得て見直します。受領確認は受け取ったことだけを確認するもので、規程を契約条項に変えるものではありません。
承認および受領確認
Mereford Digital Services Limitedを代表して：
Callum James Wren、Managing Director 署名：____________________ 日付：2026年8月20日
規程所有者：Eleanor Ruth Price、People Director 署名：____________________ 日付：2026年8月20日
従業員受領確認：Nadia Elise Morgan、Client Support Lead 署名：____________________ 日付：2026年9月1日
従業員の署名は、本規程を受領し、話し合ったことを記録します。すべてのリモート勤務日が継続することを確認するものでも、制定法上、契約上または平等に関する権利を放棄するものでもありません。