自動車登録書類の紛失に関する事実証明申立書
管轄、指定様式および法的助言に関する重要な注意
これは、日本の行政手続で事実を説明する際の架空の詳しい記入例です。法律上の助言でも、道路運送車両法その他の法令に基づく全国共通の申請書でもありません。日本の行政機関は、手続ごとに指定様式、提出期限、本人確認書類、委任状、印鑑証明書、住民票、納税証明、車庫関係書類、車両の現物確認、申請手数料および原本・写しの要件を定めています。自動車登録事項証明書や車検証の再交付、記載事項変更、所有権移転、廃車、軽自動車の手続では、運輸支局、軽自動車検査協会、警察署、都道府県税事務所その他の提出先が異なることがあります。署名や押印が認証された宣誓供述書を求められる場合もあれば、このような一般的な申立書を受け付けない場合もあります。実際に提出する前に、管轄の運輸支局等へ電話または窓口で必要書類を確認し、司法書士、行政書士、弁護士または自動車登録に詳しい専門家へ相談してください。虚偽の申立て、紛失書類の隠匿、所有権争いの不申告および車両識別番号の誤記は、申請の却下だけでなく、民事・刑事上の問題を招く可能性があります。
1 申立人および申請の目的
私は、中村 恒一（住所：〒060-0042 北海道札幌市中央区大通西八丁目3番12号、職業：建築設備技術者、電話：011-555-8274）は、北海道運輸局札幌運輸支局（以下「支局」といいます。）に対し、私が所有し使用する2020年式アステル・ローワン電動ユーティリティ車について、紛失した登録関係書類の再交付または必要な代替手続を求めるため、本申立書を作成します。車両の登録番号は札幌500 ね 4821、車台番号はARV20E-9F31-7726です。支局の正式な申請名称と車両情報は、提出時に最新の車検証または電子記録と照合してください。
この車両は私の名義で登録され、事業所と現場の間の移動および測量機材の運搬に使用しています。私は2020年5月14日、北海道札幌市北区北二十四条西五丁目9番1号の札幌アステル自動車株式会社から、諸税と納車費を含む468万円で購入しました。売買契約書、代金の振込明細、自動車保険証券および定期点検記録は、私の自宅の耐火保管庫と電子バックアップに保存しています。車両を売却、譲渡、担保設定、リースへの切替えその他の処分をしたことはありません。
2 車両の識別、保管および使用
本申立書作成時点の走行距離は6万1,408キロメートルです。車両は、上記住所の敷地内にある施錠可能な屋根付き駐車場に保管しています。私は、法定点検、任意保険および自動車税の支払を継続してきました。2021年6月に保険会社を変更した際、旧契約の満了日と新契約の開始日の間に3日間の切替処理がありましたが、車両を公道で使用していない期間です。これに関する保険会社の記録も提示できます。
車両を購入した当時の請求書には、登録番号、車台番号、購入者である私の氏名および車種が記載されています。私は、これらの番号を自分の記憶だけで書き写すのではなく、2026年8月8日に確認した自動車保険アプリ、販売会社の点検履歴および支局のオンライン照会画面と突き合わせました。数字や漢字の表記に違いがある場合は、支局が保有する公的記録を優先し、訂正を受けます。
3 登録書類が使用できなくなった経緯
登録書類の原本は、「車両・登録」ラベルを付けた青色のフォルダーに入れ、自宅書斎の金属製キャビネット上段に保管していました。2026年8月6日午後7時20分頃、二階洗濯室の給水ホースが破損し、壁と天井を通った水が書斎へ流れ込みました。私と同居人のパテル 里奈は、午後8時5分頃にキャビネットからフォルダーを取り出しました。その時点で紙は水を吸っており、開いて乾燥させようとした際に、印刷面の一部が分離しました。
私は、作業前に書類全体、登録番号、車台番号、濡れた箇所およびキャビネットを撮影しました。破片は「車両登録書類・水濡れ」と表示した封筒に入れ、現在も自宅の耐火保管庫に保管しています。登録番号と車台番号の一部は読めますが、原本として窓口で提示できる状態ではありません。破片を捨てたり、番号を再作成したりしていません。写真の撮影日時情報と、同居人が作成した水漏れのメモを申請資料に添付できます。
8月7日、私は北海安心損害保険株式会社へ火災・水濡れの事故を連絡し、住宅保険契約HM-38190に基づく事故受付番号LKH-10672を受け取りました。保険会社の担当者である山岸 玲子は、8月12日、自宅書斎を訪問し、キャビネット、壁紙および書類の水濡れを確認しました。保険会社の受付票と現場確認報告書の写しは、必要に応じて支局へ提示します。ただし、保険会社の確認は車両の所有権や登録の公的判断に代わるものではありません。
4 捜索、照会および第三者の権利
8月8日、私は、書斎の机とキャビネット、車両のグローブボックス、自宅金庫、勤務先である北辰設備設計株式会社（札幌市中央区北五条西十丁目2番6号）の個人ロッカー、ならびに過去の車両記録を保管している札幌市東区北十七条東四丁目11番8号の貸倉庫を確認しました。パテル里奈および勤務先の総務担当者である大西 恒一にも、原本を受け取ったり保管したりしていないか尋ねましたが、二人とも保管していませんでした。
同日、私は電子車両ポータルへログインし、自己のアカウントに登録番号と車台番号が表示されることを確認しました。販売店にも購入記録と点検記録の保存を照会しました。私が知る限り、第三者が原本を保有していたり、車両について優先する所有権や担保権を主張したりする事実はありません。もし原本が後日見つかった場合は、直ちに支局へ連絡し、返還、無効化または破棄について指示を受けます。車両を名義変更する予定はなく、再交付手続が所有権を新たに発生させるものではないことを理解しています。
私は、支局が自動車登録、保険、税務その他の公的記録を照会することに同意します。ただし、個人情報の取扱いは関係法令と行政機関の手続に従うものとし、照会できない記録がある場合は追加資料の提出に応じます。所有権移転、相続、売買、差押えまたは盗難の事情がある場合は、再交付申請とは別の手続が必要となるため、事実を隠さず申告します。
5 申請内容および真実性の確認
私は、北海道運輸局札幌運輸支局に対し、登録書類の再交付を認めるか、代わりに提出すべき指定様式・証明資料・車両確認の方法を文書で案内するよう求めます。添付予定資料は、本人確認書類の写し、車検証または登録情報の照会結果、売買契約書、購入代金の支払記録、水濡れ箇所の写真、保険会社の事故受付票、捜索記録および損傷した原本の封筒です。支局が原本提出を求めるときは、破片を含めて提出し、受領証を受け取ります。
本申立書に記載した事実は、私が知る限り真実で正確です。不確かな事項は不確かであることを明示し、支局が保有する記録と異なる場合は訂正に応じます。虚偽の事実を記載した場合、再交付の取消し、申請の不受理、登録上の不利益その他の法的責任が生じ得ることを理解しています。
申立人：中村 恒一
作成地：北海道札幌市 作成日：2026年8月22日
署名：____________________ 押印：____________________
確認者（必要な場合）：行政書士 佐々木 美雪（北海道行政書士会 登録番号第19482号）
署名：____________________
この書式は提出先の指定様式を置き換えるものではありません。提出前に、札幌運輸支局の最新案内、本人確認の方法、委任状の要否、印鑑証明書の有効期間、手数料、車両の持込みの要否および電子申請の可否を確認してください。行政書士が作成を補助できる範囲と、弁護士・司法書士・税理士など別の専門家が必要となる範囲も、具体的な手続に応じて確認してください。