RICHTLINIE ZUR ERSTATTUNG DIENSTLICHER AUSLAGEN
Arbeitgeberin: Hainbogen Beratung GmbH, Münster Geltungsbereich: Beschäftigte und genehmigte Dienstreisen Stand: 27. Oktober 2026
Notwendige dienstliche Ausgaben werden erstattet, wenn sie vorab genehmigt wurden oder im vereinbarten Aufgabenbereich erforderlich waren. Bahnreisen werden grundsätzlich in der zweiten Klasse gebucht; Übernachtungen benötigen bei mehr als 150 € pro Nacht eine Freigabe. Bewirtung wird nur bei dokumentiertem Geschäftszweck, Teilnehmenden und Beleg abgerechnet.
Beschäftigte reichen Abrechnungen binnen 30 Tagen mit Originalbelegen oder zulässigen elektronischen Nachweisen ein. Private Ausgaben, Bußgelder und nicht genehmigte Upgrades werden nicht erstattet. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs werden Strecke und Anlass dokumentiert; ein Kilometerbetrag wird nach der jeweils geltenden Unternehmensregel abgerechnet.
Steuerliche Pauschalen und Höchstbeträge können sich ändern und sind vor jeder Abrechnung zu prüfen. Diese Richtlinie schränkt gesetzliche Aufwendungsersatzansprüche nicht pauschal ein. Belege und Reisedaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Abrechnung, Prüfung und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.