# Protocolo de acompañamiento durante una incapacidad temporal prolongada
Fecha del ejemplo: 20 de octubre de 2026
Jurisdicción: España; gestión laboral de una ausencia prolongada por incapacidad temporal en Madrid, sujeta a Seguridad Social, prevención y convenio.
Alcance: Modelo ficticio adaptado al Derecho español para ilustrar la materia del catálogo. No es un formulario oficial ni asesoramiento jurídico. La solución puede depender de los hechos, la comunidad autónoma, el municipio, el convenio colectivo, los estatutos y la normativa vigente al presentar o firmar el documento.
Partes y referencia: Servicios Prado, S.L. de Madrid aplica el protocolo a su empleada ficticia Irene Campos sin solicitarle un diagnóstico.
## 1. Alcance y propósito
El protocolo organiza comunicaciones administrativas y cobertura de tareas cuando una persona lleva varias semanas de incapacidad temporal. No es una evaluación médica, no determina el alta y no autoriza a la empresa a conocer un diagnóstico. Se aplica de forma coherente y sin penalizar a quien necesita mantener la comunicación por canales oficiales durante su ausencia.
## 2. Contacto mínimo
La persona de recursos humanos envía a Irene Campos un mensaje cada cuatro semanas para confirmar un canal de contacto y comunicar novedades operativas, sin pedir pronóstico clínico. Irene puede contestar por el canal seguro y no está obligada a compartir síntomas con su responsable directo. La empresa limita llamadas y no solicita respuestas durante un periodo de descanso acordado.
## 3. Gestión de documentos
La empresa recibe y tramita las comunicaciones administrativas que le correspondan por los sistemas oficiales, y separa esa información del expediente de rendimiento. No exige que la trabajadora entregue informes médicos completos o pruebas de tratamiento. Si falta un documento obligatorio, recursos humanos explica cuál, por qué es necesario y cómo entregarlo de forma segura.
## 4. Cobertura del puesto
La dirección redistribuye tareas temporalmente y comunica al equipo sólo que existe una ausencia y quién cubre cada asunto. No divulga el motivo, duración médica estimada ni información familiar. La sustitución no cambia por sí sola condiciones laborales de Irene ni promete que una vacante o equipo permanezca sin modificación durante todo el periodo.
## 5. Preparación de una vuelta
La planificación de reincorporación comienza cuando la situación administrativa permite volver y se obtiene la información funcional necesaria por el cauce de prevención. La empresa y la trabajadora valoran tareas, riesgos, accesibilidad y ajustes razonables. No se exige una vuelta gradual como condición ni se confunde una recomendación privada con un alta o autorización oficial.
## 6. Seguimiento de salud y ajustes
El servicio de prevención gestiona la vigilancia de la salud con las garantías de confidencialidad y comunica a la empresa conclusiones funcionales permitidas, no diagnósticos innecesarios. Si procede adaptar el puesto o buscar una vacante, se analizarán alternativas con la trabajadora y se documentará la decisión. No se da por terminado el contrato sólo por la duración de la ausencia.
## 7. Revisión y reclamaciones
Recursos humanos revisa el protocolo anualmente con representación laboral y responsables de privacidad y prevención. Irene puede señalar una comunicación invasiva, una filtración o una medida no prevista mediante los canales de queja y protección de datos. Este documento no sustituye reglas de incapacidad temporal ni altera plazos de Seguridad Social o de impugnación.
## Firma y formalidades
Este ejemplo está completado con datos ficticios, no está firmado y no prueba que se haya presentado, notificado, aceptado, autorizado, inscrito ni aprobado. Antes de utilizar un documento real, compruebe quién debe firmarlo, el canal de entrega, los plazos y las formalidades aplicables; obtenga asesoramiento profesional cuando los derechos, importes o consecuencias sean relevantes.
## Referencias oficiales orientativas
- [Estatuto de los Trabajadores, edición oficial actualizada a 3 de octubre de 2026 (BOE)](https://www.boe.es/biblioteca_juridica/pdf/PUB-DT-2026-139.pdf)
- [Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (BOE)](https://www.boe.es/eli/es/l/1995/11/08/31/con)
- [Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (BOE)](https://www.boe.es/eli/es/lo/2018/12/05/3/con)
- [Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=es)