POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
Entreprise : Le Comptoir des Vignes SAS, Beaune Version : 26 octobre 2026
L’entreprise rembourse les dépenses raisonnables, nécessaires à l’activité et engagées dans son intérêt, selon cette procédure et les règles sociales en vigueur. Un salarié ne doit pas financer durablement les coûts ordinaires de l’activité de l’employeur.
Dépenses autorisées
Un déplacement professionnel est approuvé par le responsable avant réservation, sauf urgence. Les frais admissibles comprennent le transport, l’hébergement nécessaire, les repas de mission et les fournitures demandées. Les achats personnels, amendes, améliorations privées et dépenses sans lien avec la mission ne sont pas remboursés. Les cadeaux et invitations suivent également le code de conduite.
Demande et pièces
Le salarié dépose sa note dans les 30 jours suivant la dépense et indique la date, l’objet professionnel, le client ou le site concerné et le montant. Il joint facture ou reçu lisible; si un justificatif ne peut être obtenu, il explique l’absence et fournit une preuve alternative. Le responsable vérifie la réalité et le lien professionnel; la paie ou la comptabilité traite le remboursement sur le prochain cycle possible.
Avances et régularisation
Une avance autorisée est rapprochée des dépenses réellement engagées et le solde est remboursé ou restitué avec un décompte. Aucune retenue automatique sur salaire n’est opérée pour un écart contesté. Les allocations forfaitaires, lorsqu’elles sont autorisées, sont appliquées uniquement selon les conditions et plafonds URSSAF en vigueur; elles ne remplacent pas un salaire dû.
Les justificatifs sont accessibles aux seules personnes chargées du contrôle et conservés selon les obligations comptables et de protection des données. Le salarié peut demander la correction d’un rejet motivé. La politique doit être rapprochée de la convention collective, des règles fiscales et du barème de frais applicable au moment du déplacement.